How to facilitate workshops remotely

Comment animer des workshops à distance ?

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Nous sommes convaincus de la puissance de la facilitation graphique, elle a fait ses preuves lors de nombreux ateliers, brainstormings, renforcements d’équipes et événements.

Comme l’imagination fonctionne avec des images, les illustrations vous aident à mieux visualiser les concepts. Les personnes sont également plus susceptibles de se souvenir de quelque chose en le voyant qu’en l’entendant seulement. Et lorsqu’une session en direct aboutit à un résultat visuel agréable, cela en fait une expérience mémorable.

Mais comment faire en sorte que chacun reste engagé lors d’une session à distance ?

Dans ce qui suit, nous partageons nos expériences en matière d’écriture numérique et de vidéoconférence. Ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, quels outils nous utilisons et quels sont les différents résultats.

L’essentiel

La première chose à ne pas sous-estimer est le temps qu’il faudra aux personnes pour se préparer.

Qu’il s’agisse d’une session verrouillée, d’un problème de mot de passe, d’une mise à jour logicielle, de la perte d’écouteurs … Les raisons pour lesquelles votre session peut être retardée ne manquent pas, alors assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour vous préparer avant la réunion.

Ensuite, il y a les bruits de fond et l’écho qui font qu’il est très difficile pour un orateur et les participants de se concentrer. Lorsque vous ne faites qu’écouter ou noter, n’oubliez pas de vous mettre en sourdine, surtout si vous utilisez deux appareils en même temps.

Une astuce pour impliquer les participants consiste à leur donner un peu de temps pour noter leurs idées ou leurs questions sur un post-it. Avec un peu de préparation, chacun se sentira plus confiant pour s’exprimer.

Ne coupez pas les bavardages au début de la session, ceux-ci aident les gens à se connaître ou à avoir une conversation amicale avant de commencer. Ensuite, vous pouvez présenter les objectifs de la réunion et choisir un modérateur qui vous aidera pendant la session pour s’assurer que tout le monde est impliqué et pour garder un œil sur l’horloge.

Lorsque la réunion est terminée, n’hésitez pas à la laisser ouverte, car certaines personnes peuvent rester un peu plus longtemps et il est toujours intéressant d’échanger un peu après.

Nos approches

Jusqu’à présent nous avons utilisé cinq approches qui ont donné d’excellents résultats.

1. Le fantôme

L’illustrateur participe sans afficher son écran. C’est une option à envisager si la connexion n’est pas assez bonne pour une diffusion en direct ou si vous souhaitez vous concentrer sur la vision de l’intervenant.

Il n’est pas distrayant pour les participants, mais aussi moins divertissant qu’un écran partagé.

Il n’y a pas besoin de préparation ici, sauf si le sujet est très complexe ou si la séance est inférieure à 30 minutes. Dans ce dernier cas, nous préférons préparer une base pour l’illustration afin de nous assurer que la fresque finale est complète.

2. La conclusion

Cette version est similaire au « Fantôme », sauf que l’illustrateur guide les participants à travers ses dessins à la fin de la présentation.

Il s’agira d’une bonne synthèse de la session, qui préparera les participants au cas où ils devraient présenter eux-mêmes l’illustration par la suite.

3. La fenêtre

L’illustrateur dessine en permanence sur une fraction de l’écran, il peut également intervenir à tout moment.

Cela permettra aux participants de vérifier la progression de l’illustration en direct tout en ayant la possibilité de voir l’orateur ou sa présentation. Elle peut également être combinée avec un récapitulatif. Si possible, il est préférable de recevoir un briefing et quelques diapositives avant la session, même si elles ne sont pas finalisées.

4. Le spectacle

Dans cette configuration, l’illustration occupe le centre de la scène et les participants pourront suivre de près la progression de l’illustration en cours de réalisation. Il s’agit d’une excellente option pour les sujets moins complexes ou pour les séances de questions-réponses.

Comme pour « La fenêtre », il est utile de recevoir un briefing avant la session.

5. L’animateur

L’illustrateur dessine autour des contributions des participants sur un tableau partagé. Il peut soit animer l’ensemble de la session, soit interagir en direct avec les notes des participants. On peut imaginer un tableau blanc numérique avec des marqueurs, des post-its, des cartes heuristiques et un illustrateur qui supervise et donne son avis.

Il est important ici de recevoir un briefing pour s’assurer que nous abordons tous les bons sujets, surtout si l’illustrateur anime toute la session.

Les outils

Pour dessiner numériquement, nous utilisons généralement un iPad Pro avec Procreate. Procreate est une application similaire à Photoshop en termes de capacités, c’est votre logiciel de prédilection si vous voulez transmettre une illustration de haute qualité à la fin de la session.

Tous les principaux logiciels de conférence ont des versions iOS, et si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours vous connecter à partir du navigateur internet de l’iPad.

La façon la plus simple de commencer est de rejoindre la réunion et de partager votre écran tout en dessinant. L’inconvénient de cette option est que vous ne pouvez pas voir les participants qui parlent et/ou les diapositives qui sont affichées. La solution consiste à se connecter deux fois à la session, une première fois avec votre ordinateur ou votre téléphone et une seconde fois avec votre iPad, mais n’oubliez pas de mettre en sourdine l’un des deux pour éviter l’écho.

Pour les quatre premières approches, vous pouvez utiliser les logiciels Zoom, Skype, Hangout, Webex, Teams et inclure un nombre quelconque de participants. Cependant, pour « l’animateur », nous recommandons d’avoir entre 3 et 10 participants par animateur et d’utiliser des logiciels tels que Miro, Mural, Aww et Adobe connect.

Les résultats des sessions en direct sont des illustrations haute résolution qui peuvent être partagées dans le chat, dans un courriel de suivi ou sur les réseaux sociaux. Si nécessaire, les illustrations peuvent également être transformées en une vidéo avec une voix off pour partager les résultats de votre session avec un public plus large.